m m88 Hội thảo “Bật đèn”: 3 điều để cùng suy ngẫm

Sau hội thảo “Bật đèn trong an toàn tâm lý”, có những điều không chỉ để nhớ mà có thể bắt đầu thực hành ngay. Ba gợi ý nhỏ – chậm lại để lắng nghe, vun đắp tài khoản cảm xúc và học cách nói về vấn đề hiệu quả hơn – cũng là cách để “Bật đèn” dần trở thành một phần trong cách chúng ta làm việc mỗi ngày.

Những tình huống rất đời thường đã được Chuyên gia Vũ Hạnh Hoa dùng làm chất liệu để hội thảo “Bật đèn trong an toàn tâm lý”  giúp mỗi người thử đứng ở cả hai phía của một cuộc đối thoại: người cần nói và người cần nghe.

1. Chậm lại để hiểu rõ và hiểu đúng vấn đề

Khi ai đó mang một vấn đề đến, phản xạ tự nhiên của người nghe thường là muốn xử lý ngay, đưa ra phương án ngay. Nhưng nếu phản hồi trước khi hiểu đủ, chúng ta dễ rơi vào trạng thái mà hội thảo gọi tên rất trúng: “Thiếu nghe – Thừa khuyên”.

Trước khi phản hồi, có một câu hỏi đáng để tự đặt ra: “Tôi đã hiểu đủ để phản hồi chưa?”

“Chậm lại” không có nghĩa là xử lý chậm, mà là một khoảng dừng ngắn để tách thông tin ra khỏi phản xạ – bước đầu tiên trong quy trình tiếp nhận một lời báo rủi ro được thực hành tại hội thảo, trước Ghi nhận – Hỏi làm rõ – Chốt hành động.

Ở khoảng dừng đó, lắng nghe từ tâm mới thực sự bắt đầu – không chỉ để biết người kia đang nói gì, mà để hiểu bối cảnh và điều họ cần được hỗ trợ. Thay vì hỏi “Ai sai?”, chúng ta có thể hỏi: “Điều gì đã được xác nhận?”, “Rủi ro lớn nhất hiện tại là gì?”

Một người có thể đủ can đảm để lên tiếng một lần, nhưng việc họ có tiếp tục lên tiếng ở lần sau hay không phụ thuộc vào cách lần đầu tiên đó được đón nhận.

Chậm lại để lắng nghe kỹ hơn, vì thế, không làm công việc chậm đi – ngược lại, nó giúp hai bên hiểu rõ và hiểu đúng vấn đề.

2. “Tài khoản cảm xúc” – Mỗi cuộc trao đổi đều để lại “số dư”

Một câu nói tưởng như rất nhỏ có thể bị người nói quên ngay, nhưng lại được người nghe mang theo rất lâu, khiến họ dần ít chia sẻ hơn.

Khái niệm EBA – “Tài khoản cảm xúc” hay “Tài khoản tin cậy” – nhìn nhận mỗi tương tác như một lần “ghi Có” hoặc “ghi Nợ”.

Lắng nghe thực sự, giữ cam kết, hỏi để hiểu là những lần ghi Có; ngắt lời, phủ định ngay, khiến người nói bẽ mặt là những khoản ghi Nợ. Khi “số dư” đủ tốt, chúng ta dễ nói với nhau một điều khó nói hơn, và cũng dễ tiếp nhận một phản hồi khó nghe hơn.

Trước một cuộc trao đổi khó, có một câu hỏi đáng giữ lại: “Phản ứng của tôi lúc này đang ghi Có hay ghi Nợ vào sự tin cậy giữa hai bên?”

Quan hệ tốt không có nghĩa là phải luôn nhẹ nhàng hay né tránh xung đột. Ngược lại, chính khi có đủ tin cậy, chúng ta mới có thể nói thẳng hơn và vẫn cùng nhau chịu trách nhiệm với kết quả công việc.

An toàn tâm lý không được tạo ra chỉ bằng một lời mời “cứ nói thẳng nhé”, mà được tích lũy qua cách chúng ta phản ứng với nhau trong từng cuộc họp, từng tin nhắn mỗi ngày.

3. Học cách nói vấn đề hiệu quả hơn

Một trong những nội dung hội thảo thu hút sự quan tâm của mọi người chính là cách “Bật đèn”. Nói sớm không có nghĩa là nhìn thấy vấn đề rồi chuyển ngay vấn đề đó cho người khác. Nói sớm cần đi cùng trách nhiệm.

Tại hội thảo, người tham dự thực hành cách báo một rủi ro theo bốn bước: Sự việc – Rủi ro – Trách nhiệm – Đề xuất. Thay vì chỉ nói: “Số liệu hai bên chưa khớp, anh/chị xem nên làm thế nào?”, một lời báo hiệu quả hơn cần làm rõ: vấn đề ở đâu, rủi ro nào có thể xảy ra, mình đã làm gì và bước tiếp theo mình đề xuất là gì.

Không cần đợi đến khi có đủ 100% thông tin mới lên tiếng. Điều cần thiết là trung thực về điều đã biết và chưa biết, nói rõ rủi ro, phần trách nhiệm mình đang nhận và đề xuất bước tiếp theo.

Cách nói ấy giúp phân biệt một lời báo có trách nhiệm với việc đơn thuần “mang vấn đề đến”. Khi bắt đầu từ sự việc, chúng ta giảm nguy cơ đổ lỗi. Khi nói rõ rủi ro, chúng ta giúp người nghe nhìn thấy điều có thể xảy ra. Khi nêu phần mình đã làm và đưa ra đề xuất, chúng ta cho thấy mình vẫn đang giữ trách nhiệm với công việc.

4. Văn hóa trong hành động

Tại hội thảo, những chia sẻ của Tổng Giám đốc Lê Tuấn Anh đã đưa câu chuyện này trở về đúng với cách m m88 làm việc: “Chủ điểm Bật đèn không chỉ là một chủ điểm văn hóa, mà là cách chúng ta làm việc. Khó khăn hay sai sót là điều không thể tránh khỏi; điều quan trọng hơn là cách chúng ta đối diện. Nếu vấn đề được đưa ra sớm, chúng ta có thêm thời gian và lựa chọn để xử lý; nếu bị giữ lại, khả năng cao nó sẽ tiếp tục diễn biến xấu hơn. Người nói cần chia sẻ có trách nhiệm, người nghe cần đủ cởi mở để lắng nghe tường tận – đó cũng là cách giá trị Uy tín được thể hiện trong công việc hằng ngày: Công việc không phải là không bao giờ có vấn đề, mà là cách chúng ta đối diện khi vấn đề xuất hiện.”

Sau hội thảo, ba điều đáng để cùng giữ lại – Chậm lại để hiểu rõ và lắng nghe, Nhìn lại “tài khoản cảm xúc” và Học cách nói về vấn đề hiệu quả hơn – đều có thể bắt đầu ngay từ cuộc họp hay cuộc trao đổi tiếp theo.

Không phải để mỗi chúng ta trở nên hoàn hảo hơn sau một hội thảo, mà để thử thay đổi một phản xạ nhỏ trong công việc: nghe thêm một chút trước khi phản hồi, để ý hơn đến cách mình tạo dựng sự tin cậy, và nói về vấn đề rõ ràng, có trách nhiệm hơn.

Khi một tín hiệu được nhìn thấy và nói ra đủ sớm, tổ chức có thêm thời gian và lựa chọn để hành động. Và khi cả người nói lẫn người nghe cùng giữ trách nhiệm với bước tiếp theo, “Bật đèn” mới thực sự đi từ một chủ điểm văn hóa vào cách m m88 làm việc mỗi ngày.

BAN TRUYỀN THÔNG TẬP ĐOÀN